Beschreiben Sie zuerst die Abläufe, dann die Funktionen.
Wer ein Softwareprojekt nur anhand von Bildschirmansichten beschreibt, lässt oft wichtige Details offen. Halten Sie fest, wodurch ein Prozess beginnt, wer ihn weiterführt und wann er abgeschlossen ist. Bei der Angebotserstellung übernehmen etwa Vertrieb, Führungskraft und Buchhaltung unterschiedliche Aufgaben. Wenn Sie Wartezeiten, doppelte Dateneingaben oder verzögerte Freigaben erkennen, wird deutlich, welches Problem die Software lösen soll.
Grenzen Sie den Umfang der ersten Version ein.
Statt jede Anforderung in die erste Version aufzunehmen, sollte zunächst der wichtigste Ablauf vollständig funktionieren. In einem Kundenportal können dafür das Erstellen und Verfolgen von Anfragen genügen; erweiterte Berichte folgen später. Trennen Sie unverzichtbare Funktionen, spätere Ausbaustufen und ausdrücklich ausgeschlossene Leistungen. Das erleichtert sowohl den Angebotsvergleich als auch Entscheidungen im Projekt.
Machen Sie Schnittstellen und Datenbedarf sichtbar.
Für die Anbindung an Buchhaltung, CRM oder Lagerverwaltung müssen Produkt, Version und Zugriffsmöglichkeiten bekannt sein. Definieren Sie, in welche Richtung und wie häufig Daten übertragen werden. Prüfen Sie bei einer Migration anhand von Beispieldaten fehlende Felder und doppelte Einträge. Auch der Umgang mit einem Ausfall der Schnittstelle gehört in die Abstimmung des Leistungsumfangs.
Formulieren Sie Abnahmekriterien anhand konkreter Szenarien.
Beschreiben Sie statt „Es gibt eine Berichtsansicht“ konkret, wer welche Daten für welchen Zeitraum sehen darf. Erarbeiten Sie für jede Rolle einen erfolgreichen Ablauf und einen Fehlerfall. So hängt die Abnahme nicht allein davon ab, ob eine Ansicht vorhanden ist. Beispieldaten für die Tests und Verantwortliche für die Freigabe lassen sich ebenfalls vor Entwicklungsbeginn festlegen.
Klären Sie die Verantwortlichkeiten nach der Übergabe.
Klären Sie, wie Quellcode, Lizenzen, Verwaltungskonten, Dokumentation und Einweisung übergeben werden. Regeln Sie vertraglich den Unterschied zwischen Fehlerbehebung und neuen Funktionswünschen. Betrachten Sie Hosting, externe Dienste und Wartung getrennt von den anfänglichen Entwicklungskosten. So planen Sie nicht nur den ersten Einsatz, sondern den dauerhaften Betrieb der Software in Ihrem Unternehmen.
Checkliste vor dem Start
- Welchen vollständigen Ablauf deckt die erste Version ab?
- Sind Benutzerrollen und Zugriffsgrenzen definiert?
- Sind zu übernehmende Daten und Schnittstellen aufgelistet?
- Sind Übergabe und Abnahmekriterien schriftlich geregelt?
- Sind Quellcodeübergabe und Wartungsbedingungen geklärt?